Existem muitos assuntos complexos quando se trata da administração de condomínios e o financeiro é o mais delicado deles. Planejamento, transparência e organização são fundamentais para evitar conflitos e gastos desnecessários. Por isso, uma das maiores dificuldades enfrentadas pelos síndicos é reduzir os custos do condomínio.
Então, trouxemos algumas dicas úteis para atingir esse objetivo: a diminuição das despesas do condomínio e como resultado melhorar a satisfação dos moradores.
Conheça os custos mais comuns
O primeiro passo é ter conhecimento e atenção às variações nos custos fixos. E quando falamos em custos fixos, não quer dizer que aquela conta tem o mesmo valor ao longo dos meses, mas que são cobranças recorrentes, por isso, elas podem ser melhor controladas e planejadas. Mas, que despesas são essas?
- Custos com pessoal;
- consumo de luz, gás e água;
- custos com manutenção e outros reparos;
- despesas administrativas;
- fundo de reserva e custos bancários.
A soma desses custos é a base para o cálculo da taxa condominial. Por mais que existam outros gastos que não podem ser previstos e com valores variáveis, o controle delas através de algumas ações podem fazer muita diferença.
Planejamento e gerenciamento eficiente
Independente se o condomínio é administrado por um síndico profissional, administrador ou condômino é preciso que haja eficiência em todas as áreas, especialmente as finanças. Anualmente, deve-se analisar as contas, gastos passados, categorizar as despesas e projetar receitas e despesas, e o fluxo de caixa. Também pondere possíveis investimentos futuros como obras e reparos.
Por isso, pode fazer muita diferença o investimento em conhecimento e capacitação. Talvez, finanças não seja a área de formação do síndico, então, ele deve procurar maneiras de se capacitar e contar com profissionais para auxiliá-lo, como ter um suporte contábil e jurídico para apurar contratos e ações, evitando assim gastos desnecessários.
E por fim, deve-se evitar a inadimplência. Comunique os moradores quando houver inadimplência e caso o valor arrecadado não supra os gastos mensais. Trabalhe o diálogo com o objetivo de obter acordos dentro do que está previsto no regimento interno.
Controlar o consumo de energia elétrica e água
O consumo de energia elétrica e água são alguns dos gastos mais altos dentro de qualquer condomínio, portanto, a administração deve esclarecer aos moradores a importância de que eles consumam de maneira consciente, não somente por questões financeiras mas também pela preservação dos recursos.
Algumas alternativas interessantes para realizar esse trabalho são:
- instalação de sensores de presença. Assim, as lâmpadas ficam acesas apenas quando há pessoas nos corredores de elevadores, garagens e áreas comuns;
- sistemas de energia solar fotovoltaica;
- a instalação de sistemas de coleta e aproveitamento da água de chuva na limpeza e rega de jardins;
- instalação de reguladores e redutores de vazão em torneiras e chuveiros;
- avalie investir em hidrômetros individuais, assim, cada unidade ficará responsável pelo seu consumo de água.
Algumas medidas podem ter efeito mais imediato que outras, além do próprio custo de investimento. Portanto, deve-se avaliar bem quais são as melhores opções para a sua realidade.
Bom uso dos materiais por parte dos funcionários
Assim como se precisa falar sobre uso consciente dos recursos com os moradores, isso também se aplica aos funcionários. É função da administração orientar que eles evitem desperdícios, principalmente no que diz respeito à limpeza.
Inspeções e manutenções preventivas
A princípio isso pode parecer mais um gasto, porém investir em manutenção preventiva acaba por prevenir desperdício de recursos a longo prazo, pois evita-se ter que fazer grandes obras emergenciais. Entre os itens que precisam desse tipo de cuidado, estão:
- elevadores;
- bomba d’água;
- para-raios;
- extintores;
- portões eletrônicos;
- instalações hidráulicas e elétricas.
Por isso, ter uma checklist de todos os equipamentos que precisam de manutenção no condomínio é essencial, especialmente com aqueles que podem gerar despesa, como os elevadores e bombas d’água.
Gerenciamento eficiente de recursos humanos
Os gastos com pessoal giram em torno de 50% a 70% dos custos de um condomínio. Com um gerenciamento inteligente e algumas ações simples já é possível gastar bem menos, como::
- ter uma escala bem planejada, que evite horas extras;
- evite que funcionários acumulem funções;
- estude a possibilidade de terceirização para algumas atividades;
- reduza as horas extras, realizadas pelos funcionários.
Investimento em tecnologia e automação
Outra maneira de economizar é a utilização da tecnologia para facilitar e agilizar atividades do dia a dia. Opções como uma portaria remota, sistemas de controle de acesso, sistemas de energia solar e um aplicativo de gerenciamento condominial podem ter um ótimo custo-benefício.
Por esse motivo, o síndico precisa avaliar quais opções podem ser úteis para o seu condomínio. Um exemplo é o Severino: uma ferramenta que facilita a vida de todos, pois integra condôminos, portaria e administração em uma única solução. Como vimos, existem diversas formas de reduzir os custos do condomínio.
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