O planejamento anual do condomínio é o primeiro passo para que o síndico possa realizar um bom trabalho, pois este será um norte para a gestão. Fazer isso ajuda a evitar despesas inesperadas, manter a ordem e eficiência. Porém, é importante salientar que um planejamento não se limita aos aspectos financeiros, pois um condomínio é composto por diversas áreas e todas elas precisam ser contempladas. Por isso, neste post daremos algumas dicas que vão auxiliar o gestor nesta tarefa.
Reflita sobre a situação atual do condomínio
Primeiramente, para qualquer planejamento é preciso analisar a situação atual. Elenque o que foi feito durante o último ano, erros, acertos, opiniões de moradores, tudo o que acredita ser relevante.
Um ponto delicado e que não pode faltar são as finanças. Observe quais os principais custos e problemas, quais melhorias são esperadas e manutenções, tanto preventivas quanto corretivas.
Analise as contas do ano anterior
Voltando a parte financeira, faça um levantamento de todas as despesas dos últimos 12 meses. O objetivo aqui é conhecer quais são os principais gastos e quando eles ocorrem. Tudo isso já pode ser feito como uma base ou um encaminhamento para a prestação de contas que deve ser apresentada aos condôminos.
Organize as demandas
Após colher informações necessárias é necessário organizá-las. Não existe um modelo pronto de como fazer isso, você pode dividi-las conforme a área do condomínio, por ordem de prioridade, etc. O importante aqui é que a visualização do que deve ser feito, onde deve ser feito e quando, seja facilitada. Neste momento, também é recomendado organizar um cronograma com as atividades.
Considere diversos fatores
Por melhor que seja a sua organização e planejamento, ele sempre vai estar suscetível a algum atraso ou situação adversa. Eventos como consertos inesperados, entre muitas outras possibilidades podem atrapalhar os planos, então, cabe ao síndico ser flexível o suficiente para reorganizar as suas prioridades. Por isso a manutenção preventiva é algo tão importante já que procura evitar que situações assim aconteçam.
O que não pode faltar
Além do que deve ser feito para ter um bom planejamento anual do condomínio estão os pontos que nele devem ser contemplados, ou seja, assuntos que dizem respeito ao condomínio e que não podem ficar de fora, alguns deles são:
- Questões legais: diz respeito a qualquer ação que garanta a legalidade do condomínio como: eventuais atualizações na convenção ou regimento interno, deliberações das últimas assembleias gerais, contratos, seguros e vencimentos importantes e obrigatórios como AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), entre outros.
- Cronograma de reuniões: organizar antecipadamente assembleias ordinárias e extraordinárias, reuniões com os diversos conselhos e comissões devem ter seus períodos programados, ajuda que as pessoas se programem e se engajem a participar.
- Manutenção preventiva: agendamento de vistorias periódicas às várias áreas do condomínio visando antecipar-se a algum problema que possa ser mais grave no futuro caso não haja alguma intervenção
Boas práticas
Estas são algumas dicas de como o gestor pode trabalhar de forma mais eficiente na elaboração do planejamento:
- Antes de qualquer coisa, organize-se! Busque documentos e informações necessárias para a elaboração do plano;
- Busque ferramentas e pessoas que possam auxiliar no trabalho;
- Proponha ajustes e modificações de processos quando e onde achar necessário;
- Engaje os moradores a participarem dando opiniões sobre a gestão;
- Tenha uma boa gestão dos funcionários para estes poderem colocar em prática o planejamento da forma esperada.
O planejamento anual do condomínio pode ser algo cansativo, porém é de suma importância, pois, o síndico conseguirá estabelecer tarefas, delegar funções, definir prioridades, criar um cronograma que respeite as necessidades do lugar e de seus moradores.
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