O cargo de síndico é bastante desafiador já que este gerencia todas as questões que envolvem o condomínio, como manter a ordem, fazer pagamentos, cuidar da manutenção das áreas comuns, mediação de conflitos, entre outros. E como qualquer ser humano ele está suscetível a erros, especialmente quando ainda é inexperiente. Com o objetivo que isso não aconteça, vamos apresentar alguns dos erros mais comuns do novo síndico.
Constranger um inquilino inadimplente
Apesar de ser algo proibido e passível de processo, esta acaba sendo uma situação comum, especialmente em ambientes de assembleias e reuniões. Porém, o fato deve ser tratado em particular. A tarefa do síndico é dialogar com o morador e propor negociação e de forma alguma deve-se divulgar nomes de devedores, seja por meio físico ou digital de acesso aos demais moradores.
Realizar obras sem aprovação
Isso é um erro clássico de síndicos com pouca experiência e que querem “mostrar serviço”, porém a obra deve ser discutida e aprovada em assembleia. Quando isso não acontece, pode trazer problemas graves, que variam desde a desfazer o serviço até o ressarcimento ao condomínio.
Isso não quer dizer que o administrador deve deixar de expor problemas estruturais ou esperar que algum morador reclame. O papel dele neste tipo de situação é detectar o problema, avaliar e levar para a assembleia onde será discutido toda comunidade.
Falha de comunicação com os moradores
A comunicação é um dos elementos fundamentais em qualquer boa gestão. O síndico deve dispor de ferramentas para transmitir comunicados, fazer discussões, receber reclamações, deixar documentos à disposição para análise, entre outras demandas. E além de estar aberto ao diálogo sempre.
Porém, quando isso falha uma série de problemas podem acontecer impedindo que o trabalho seja desenvolvido, gerando atritos e conflitos entre a administração e moradores.
Descuidar da manutenção
Mais uma tarefa inerente ao papel do síndico é a de cuidar para que todos os espaços, equipamentos e máquinas estejam funcionando perfeitamente. Descuidar disso pode acarretar acidentes e danos enormes ao condomínio, e ao próprio gestor.
Então, o gestor deve fazer vistorias regulares, receber e averiguar qualquer reclamação dos moradores e levar propostas de obras necessárias para que sejam debatidas e aprovadas em assembleia.
Assembleias irregulares
Seja por desatenção ou desconhecimento da convenção de condomínio, às vezes, pode acontecer que uma assembleia que não está de acordo com as regras estabelecidas seja realizada. A consequência disso é que ela pode ser anulada e todas as decisões tomadas ali, revogadas.
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Má gestão financeira
Esta é uma das maiores preocupações de qualquer gestor. E ao iniciar um trabalho muitos síndicos sofrem para conseguir um bom controle de gastos, datas, e vencimentos. Isso prejudica muito a transparência da gestão e gera grandes conflitos. Então, o novo síndico deve se preparar bastante e estudar a situação financeira do condomínio para evitar erros, cobranças indevidas ou atraso de pagamentos de salários ou contas.
Pouco conhecimento da documentação
Uma das primeiras coisas que o síndico deve se atentar ao assumir o cargo é checar toda a documentação do condomínio:
- cartão do CNPJ;
- comprovantes de pagamentos de contas de água, luz, gás e IPTU;
- guias de recolhimento de encargos sociais e benefícios trabalhistas;
- circulares;
- cadastro atualizado dos condôminos;
- convenção do condomínio;
- livro de atas;
- livro de ocorrências;
- registro de empregados;
- balancetes;
- documentos da conta bancária do condomínio.
Isso é de extrema importância para que ele possa administrar os recursos de acordo com as demandas de maneira organizada, pois ele é quem responde por todas as questões criminais, tributárias e trabalhistas referentes ao local.
Gerir um condomínio, independente do seu tamanho, não é uma tarefa simples e os erros mais comuns do novo síndico que falamos mostram isso. O gestor deve ser organizado, transparente e solícito, além de ter em mãos as melhores ferramentas para facilitar sua rotina de trabalho diária.
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