A alternância de gestão é algo natural em qualquer local onde pessoas escolhem outras para representá-las e então gerenciar as demandas que se referem àquela comunidade, e isso não difere em um condomínio. A transição de síndico é algo importante para a continuidade do trabalho que está sendo feito e evolução nos serviços prestados aos moradores.

Para garantir que no seu condomínio esse processo seja feito de forma organizada e tranquila, trouxemos algumas dicas importantes. Continue a leitura e confira!

Situações em que há a troca de síndico

A transição de síndico é possível em duas situações: ao término de uma gestão e com a eleição de um novo síndico e a outra é a destituição do gestor atual. Vamos entender como proceder em cada uma delas.

O processo natural é que, uma vez ao ano, a assembleia condominial se reúna e efetue a eleição do novo síndico. Nesta situação a transição deve ser a mais leve e transparente possível em que o atual gestor passa informações e documentação ao seu sucessor, de modo a colocá-lo a par de todo o contexto do lugar e de suas futuras obrigações.

Já quando há a deposição de um síndico cujo trabalho não estava atendendo as expectativas dos condôminos, outra pessoa (de preferência próxima à administração e com conhecimento do trabalho que havia sendo feito) deve ser escolhida para realizar o processo, repassar as informações e o que mais for necessário.

Estabeleça um diálogo

É recomendável que já ao final da assembleia de eleição seja marcado um primeiro encontro de transição, isso pode agilizar todo processo. Durante esse período o novo administrador deve se certificar de extrair todas as informações que acredita ser relevantes como:

• contas a pagar;
• contas a receber;
• compromissos pendentes;
• informações bancárias;
• atualização de dados junto à Receita Federal;
• entrega de documentos e arquivos.

Defina um roteiro de transição

Caso o regimento interno não estabeleça um roteiro para transição, é importante que o síndico e seu sucessor façam isso (para depois apresentar à assembleia), nele deve constar os pontos importantes a serem discutidos e documentos a serem apresentados, também é interessante acrescentar um período em que o antigo síndico irá acompanhar e auxiliar o novo, assim ele poderá ser ainda mais inteirado sobre a documentação, rotina de trabalho e processos do condomínio.

Documentos a serem apresentados

Uma das partes mais importantes da transição é quando a documentação referente ao condomínio é entregue (e protocolada) ao síndico eleito. Também deve ser apresentada uma carta protocolada listando cada um dos documentos. Entre os principais podemos citar:

• controle de ponto dos funcionários;
• pasta com as prestações de contas com planilhas de orçamentos;
• comprovantes de impostos pagos;
• notas fiscais de todos os itens comprados ou serviços contratados;
• livro da inspeção de trabalho;
• escritura de convenção;
• regulamento interno;
• atas das assembleias;
• todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
• plantas do local;
• certificados operacionais e ocupacionais;
• laudos;
• apólices de seguros;
• cartão de CNPJ.

Caso o novo síndico constate a falta de algum arquivo, ele deve comunicar esta ausência ao antigo gestor e solicitar a entrega.

O que não pode faltar

Ao final da transição o novo síndico deve estar ciente de:

• todas as contas a receber, contas a pagar, obras, serviços em andamento, informações bancárias, entre outros;
• contratos de manutenção firmados, quadro de funcionários, problemas estruturais, problemas entre vizinhos e inadimplência;
• verificar o seguro do prédio e de vida dos empregados,
• certificado digital e informações quanto à regularidade trabalhista dos empregados;
• conhecer os direitos e deveres presentes no Regulamento Interno.

Uma boa transição de síndicos é feita quando todas as partes envolvidas estão comprometidas com bem-estar de todos e abertas a conversar.

Gostou dessas informações e é o novo síndico do seu condomínio? Clique aqui e aprenda sobre os erros mais comuns do síndico novato.