A alternância de gestão é algo natural em qualquer local onde pessoas escolhem outras para representá-las e então gerenciar as demandas que se referem àquela comunidade, e isso não difere em um condomínio. A transição de síndico é algo importante para a continuidade do trabalho que está sendo feito e evolução nos serviços prestados aos moradores.
Para garantir que no seu condomínio esse processo seja feito de forma organizada e tranquila, trouxemos algumas dicas importantes. Continue a leitura e confira!
Situações em que há a troca de síndico
A transição de síndico é possível em duas situações: ao término de uma gestão e com a eleição de um novo síndico e a outra é a destituição do gestor atual. Vamos entender como proceder em cada uma delas.
O processo natural é que, uma vez ao ano, a assembleia condominial se reúna e efetue a eleição do novo síndico. Nesta situação a transição deve ser a mais leve e transparente possível em que o atual gestor passa informações e documentação ao seu sucessor, de modo a colocá-lo a par de todo o contexto do lugar e de suas futuras obrigações.
Já quando há a deposição de um síndico cujo trabalho não estava atendendo as expectativas dos condôminos, outra pessoa (de preferência próxima à administração e com conhecimento do trabalho que havia sendo feito) deve ser escolhida para realizar o processo, repassar as informações e o que mais for necessário.
Estabeleça um diálogo
É recomendável que já ao final da assembleia de eleição seja marcado um primeiro encontro de transição, isso pode agilizar todo processo. Durante esse período o novo administrador deve se certificar de extrair todas as informações que acredita ser relevantes como:
- contas a pagar;
- contas a receber;
- compromissos pendentes;
- informações bancárias;
- atualização de dados junto à Receita Federal;
- entrega de documentos e arquivos.
Defina um roteiro de transição
Caso o regimento interno não estabeleça um roteiro para transição, é importante que o síndico e seu sucessor façam isso (para depois apresentar à assembleia), nele deve constar os pontos importantes a serem discutidos e documentos a serem apresentados, também é interessante acrescentar um período em que o antigo síndico irá acompanhar e auxiliar o novo, assim ele poderá ser ainda mais inteirado sobre a documentação, rotina de trabalho e processos do condomínio.
Documentos a serem apresentados
Uma das partes mais importantes da transição é quando a documentação referente ao condomínio é entregue (e protocolada) ao síndico eleito. Também deve ser apresentada uma carta protocolada listando cada um dos documentos. Entre os principais podemos citar:
- controle de ponto dos funcionários;
- pasta com as prestações de contas com planilhas de orçamentos;
- comprovantes de impostos pagos;
- notas fiscais de todos os itens comprados ou serviços contratados;
- livro da inspeção de trabalho;
- escritura de convenção;
- regulamento interno;
- atas das assembleias;
- todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
- plantas do local;
- certificados operacionais e ocupacionais;
- laudos;
- apólices de seguros;
- cartão de CNPJ.
Caso o novo síndico constate a falta de algum arquivo, ele deve comunicar esta ausência ao antigo gestor e solicitar a entrega.
O que não pode faltar
Ao final da transição o novo síndico deve estar ciente de:
- todas as contas a receber, contas a pagar, obras, serviços em andamento, informações bancárias, entre outros;
- contratos de manutenção firmados, quadro de funcionários, problemas estruturais, problemas entre vizinhos e inadimplência;
- verificar o seguro do prédio e de vida dos empregados,
- certificado digital e informações quanto à regularidade trabalhista dos empregados;
- conhecer os direitos e deveres presentes no Regulamento Interno.
Uma boa transição de síndicos é feita quando todas as partes envolvidas estão comprometidas com bem-estar de todos e abertas a conversar.
Gostou dessas informações e é o novo síndico do seu condomínio? Clique aqui e aprenda sobre os erros mais comuns do síndico novato.