O trabalho de um síndico é bastante complexo, cheio de tarefas e contratempos, para conseguir executar as obrigações é essencial que se tenha uma boa organização no condomínio. Habilidades como comunicação, liderança, conhecimento da legislação e trabalho em equipe ajudam nas demandas diárias.

Contudo, é importante salientar que a responsabilidade deve ser compartilhada, moradores e colaboradores também têm seu papel. Por isso, organizamos algumas dicas que vão facilitar na coordenação das atividades e dos envolvidos. Confira!

Conhecer bem o condomínio

É recomendável ter uma agenda de rondas periódicas pelas áreas comuns como salão de festas, academia, jardim e piscina, isso facilita que se encontre problemas ou até mesmo antecipá-los. Com o auxílio de zeladores, pessoal dos serviços gerais e porteiros elaboram uma lista de checagem sobre as condições dos espaços e equipamentos.

Outra boa prática é conversar constantemente com os moradores (fora do ambiente da assembleia), ouvir suas reclamações e opiniões sobre o que pode ser melhorado e suas expectativas em relação à administração.

Dividir as responsabilidades

Por mais que as obrigações do síndico sejam muitas, ele não faz tudo sozinho. Então, deve ficar claro para todos quais são os seus deveres para que o lugar funcione bem. A administração precisa saber delegar tarefas aos funcionários, assim como estabelecer regras claras sobre o papel dos moradores.

Em alguns condomínios existem outros órgãos cujas funções quando bem estabelecidas ajudam na organização no condomínio como o Conselho Fiscal, Conselho de Segurança, Conselho Financeiro e Conselho de Patrimônio e Manutenção.

Estabelecer horários de atendimento

Parece algo óbvio, mas não é obrigação do síndico estar disponível 24 horas, 7 dias por semana. Por isso, definir horários de atendimento aos moradores é fundamental não somente para a organização do trabalho, como também para a própria qualidade de vida do administrador.

Outra coisa que pode ser feita é orientar os moradores sobre quais demandas podem ser resolvidas por outros funcionários do condomínio como o zelador, por exemplo.

Ter uma previsão orçamentária

A parte financeira, talvez seja a mais delicada quando falamos das demandas de um condomínio. Portanto, o síndico deve debater com os moradores, em assembleia, uma previsão orçamentária. Ou seja, fazer uma análise sobre os recursos do condomínio baseando-se nas despesas de meses anteriores. Nesta análise não podem faltar itens como:

• folha de pagamento;
• gastos com energia elétrica, gás e água;
• custos com manutenção e conservação das estruturas;
• possíveis gastos emergenciais.

É com base nesses dados que serão definidas taxas condominiais e aluguéis de áreas comuns, por exemplo.

Boa comunicação

Quando falamos sobre comunicação, não nos referimos somente aos meios de transmissão de informação que o condomínio utiliza (como grupos de mensagens, murais, aplicativos, etc.), mas também ao diálogo entre o gestor e os condôminos de modo a mediar e resolver eventuais conflitos.

Ter processos bem definidos

Desde a convocação de assembleias até a reserva de áreas comuns, todas as atividades do condomínio devem ter um protocolo claro e organizado. Isso busca prevenir erros de comunicação que geram conflitos que podem ser facilmente evitados.

Utilize um aplicativo de gestão de condomínios

O uso da tecnologia é um forte aliado para facilitar a organização no condomínio e a execução de diversas demandas. Já que ajuda a otimizar o tempo, controlar melhor os processos, comunicar mais facilmente, organizar documentação e outras atividades.

O Severino é aplicativo que facilita este trabalho, pois integra condôminos, portaria e administração em uma única solução. Nele é possível fazer o envio de avisos, controle de documentos, reserva de área comum, enquetes interativas, gestão de ocorrências, controle de acesso, visualização de boletos e várias outras funcionalidades!

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