Um sistema há muito tempo usado por moradores de condomínio é o livro de ocorrências, que muitas vezes fica na portaria, ou com o zelador. Mas como utilizar e para que serve o livro de ocorrência na portaria esse ainda é o melhor método a ser usado? Confira na matéria de hoje.
O que fica registrado ali pode ser visto por todos do condomínio – desde o porteiro ou zelador até outros moradores, gerando atritos entre os que reclamam e os que são alvo da reclamação.
O livro de ocorrência é obrigatório?
A existência do livro não é obrigatória, mas tem papel fundamental na vida em condomínio e, principalmente, para a tomada de decisões do síndico.
Hoje ele é mais usado como uma forma dos próprios funcionários se comunicarem. Seja uma encomenda que chegou e ainda não foi entregue, uma carta que precisa de assinatura ou a visita de um fornecedor.
O que é um livro de ocorrência?
O livro de ocorrência é um documento que pode ser utilizado por todos em um condomínio, inclusive por colaboradores. Funciona como um registro geral de tudo o que ocorre na unidade, voltado, em especial, a questões disciplinares.
Sendo assim, ele serve para divulgar o que acontece no condomínio, informar a respeito de ajustes, reparos e manutenções, dar sugestões, fazer reclamações e, até mesmo, registrar e mediar desentendimentos entre condôminos.
Como utilizar o livro de ocorrência?
Para evitar o uso incorreto, é possível deixar instruções na capa ou contracapa. Nesse sentido, vale atentar para certas dicas de utilização:
- registrar a sugestão, dúvida ou reclamação de forma clara e objetiva;
- não utilizar ironia ou figuras de linguagem que possam confundir;
- apontar problemas e não criticar as pessoas;
- evitar especulações que possam resultar em injúria, calúnia ou difamação;
- ser construtivo nos comentários, tendo sempre como objetivo melhorar a vida em comunidade;
- dar tempo até que a administradora ou o síndico tenha ciência do registro e tome providências;
- identificar-se pelo nome e pela unidade em qualquer anotação. Logo, está vedado o anonimato.
Por que é tão importante?
Dependendo da necessidade de cada condomínio, é possível acrescentar outras instruções de uso para o livro. Por exemplo, é viável deixar expresso, em mural ou via mensagem eletrônica, que conflitos só poderão ser registrados via livro, como um procedimento padrão.
Portanto, o livro de ocorrência é uma ferramenta extremamente importante para a gestão do condomínio e para a vida em comunidade. É por meio dele que todos podem ter conhecimento sobre o que acontece no lugar onde vivem. Também é uma forma de permitir que todos participem da rotina e busquem melhorias para o local.
Uma nova maneira
Agora que você já sabe como utilizar e para que serve o livro de ocorrência na portaria, vamos mostrar uma nova maneira para a sua utilização.
No início do texto falamos que a forma tradicional de utilização do livro de ocorrência tem ficado para trás. Os condomínios estão se adaptando a uma nova realidade que facilita a vida de todos e ainda minimiza os conflitos. A Severino App possui em seus serviços o livro de ocorrência digital através do programa Severino Portaria. O síndico recebe as ocorrências dos condôminos e da portaria e pode responder com mais rapidez. Os moradores recebem um aviso no celular quando elas são respondidas.
São facilidades que trazemos para facilitar ainda mais a comunicação no condomínio. A ideia é fazer com que condôminos, síndicos e colaboradores tenham mais praticidade através das tecnologia que implantamos.
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Até breve!
