(Esse texto é de autoria da Apoio Assessoria e Cobrança – Saiba mais)
No artigo anterior tratamos de como auxiliar as empresas de um modo geral a manterem-se financeiramente saudáveis sem que tenham maiores dificuldades e não sucumbam pelo excesso de inadimplemento de seus recebíveis. Dando a devida continuidade a esse assunto, demasiadamente pertinente, vimos através deste tratar especificamente de inadimplências de taxas condominiais de Condomínios Edilícios, ou taxas associativas de Associações de Moradores e/ou Loteamentos.
Apresentaremos a seguir um breve e prático manual de condutas a serem adotadas afim de evitar o aumento excessivo de inadimplências tanto de forma preventiva quanto de forma a remediar e efetivar o pagamento das taxas vencidas durante o período de fechamento compulsório advindo da pandemia.
Notadamente o condomínio é um ente despersonalizado, apesar de constar no cadastro nacional de pessoas jurídicas, portanto não tem fins lucrativos e como que quase em sua totalidade possui taxas mensais estipuladas dentro de uma previsão orçamentária apertada e via de regra, quando muito, possui um pequeno percentual desse valor destinado a um fundo de reservas que deve ser utilizado tão somente em situações de emergência, com sua posterior prestação de contas em Assembleia, ou quando autorizado por Assembleia para fins específicos conforme convenção.
Sendo assim, no tocante a Condomínios, as atitudes tomadas em tempos de dificuldades, como o que estamos passando, devem ser extremamente cautelosas, e de forma solidária e até humanitária é preciso ser levado em consideração a situação das empresas que prestam serviços a esses quando da implantação de um plano de contenção de despesas que deve ser executado ainda que não haja a possibilidade de diminuição do valor da cota de condomínio.
Inicialmente, graças ao Lockdown, é notório que algumas despesas irão aumentar, uma vez que a ocupação estará praticamente “full” durante todo o dia. Sendo assim condomínios que não se preocuparam com a individualização da cobrança do consumo de água e gás, sofrerão ainda mais nesse aspecto.
Considerando que os títulos mensais vencidos até abril de 2020 não fazem parte da problemática gerada pela crise pandêmica e que estes devem ser tratados e cobrados como comumente são.
Considerando que os títulos a vencer no mês de abril de 2020 estarão exatamente dentro do período crítico de fechamento compulsório da maioria das empresas pertencentes a cadeia produtiva da economia.
Considerando finalmente a possibilidade de aumento excessivo no índice de desemprego e a consequente impossibilidade de pagamento das taxas condominiais devemos:
1) Contatar todos os condôminos antes do vencimento da taxa condominial:
O síndico, administrador, administradora de Condomínios ou uma empresa que prestes serviços de cobrança preventiva, devem contatar pessoalmente todos os Condôminos. A pro atividade nesse aspecto é condição Sine qua non dentro do atual cenário.
Os contatos com cada condômino devem especialmente ser realizados através de ligações telefônicas que geram uma maior empatia, e nesse momento além de ser explicado toda a importância da situação deve ser de forma prática informado todas as atitudes que o Síndico e demais responsáveis estão tomando com relação a contenção de despesas.
Posteriormente a esse breve relato deve ser lembrado ao condômino a importância e gerado um compromisso do pagamento da sua taxa condominial em dia para que o Condomínio não fique inadimplente com seus devedores nem seja obrigado a diminuir seu quadro de funcionários, mesmo que terceirizados, evitando assim contribuir para o aumento do desemprego e da baixa de empresas.
Lembrem-se, na grande maioria dos Condomínios o valor devido de multa e juros, no atraso das taxas mensais, são irrisórios comparados a outras dívidas civis comuns, tais como cartão de crédito, mensalidades de colégios, faculdades etc. Portanto quando do aparecimento de dificuldades financeiras e a necessidade da escolha de contas para pagar, a taxa condominial sai em desvantagem, justamente por possuir penalidades financeiras inferiores as demais.
A máxima, quem não é visto não é lembrado, também é válida para Condomínios e nesse caso para ser dada a devida prioridade no pagamento da taxa condominial em detrimento de outras contas cujas empresa estão paralisadas com tudo que está acontecendo, é fundamental o contato prévio com o condômino, até mesmo para que antecipadamente o síndico já tome conhecimento daqueles que não poderão cumprir com esse compromisso e de forma antecipada readéque as despesas do Condomínio a nova previsão de receita.
Esse formato de atuação é demasiadamente interessante mesmo em tempos de calmaria, a nomeada cobrança preventiva realizada de forma educada, apenas lembrando do vencimento, é capaz de reduzir a inadimplência aumentando expressivamente o recebimento.
2) Reajuste da Taxa Condominial ou descontos.
O Síndico, ainda que responsável civil ou criminalmente pelo Condomínio, é simples mandatário, sendo obrigado a cumprir e a fazer cumprir as determinações legais constantes na Legislação, Convenção, Regimento Interno e as decisões provenientes de Assembleias Gerais.
As taxas Condominiais nada mais são do que um rateio igualitário ou proporcional a fração ideal de cada proprietário, das despesas mensais do Condomínio acrescidas, quando existente, de um percentual a ser destinado ao fundo de reserva e se realizada de forma correta levada também em consideração um percentual para cobertura de possível inadimplência. Esse rateio é determinado e votado em assembleia através de uma previsão orçamentária, que deve ser seguida à risca pelo Síndico.
Portanto para que haja a concessão de descontos nas taxas condominiais ou isenção de pagamento por determinado período é mister que isso seja determinada por assembleia e não apenas por mera liberalidade da administração.
O momento é de extrema cautela , motivo pelo qual, acreditamos ser prudente o aguardo do primeiro vencimento das taxas condominiais ao longo do momento de crise, para que de forma assertiva e com os reais números de uma possível inadimplência seja o correto para que daí então seja proposto em assembleia qualquer modificação da previsão orçamentária afim de diminuir a taxa condominial, conceder qualquer descontos mesmo que em juros e multas de atrasados, ou até a utilização do fundo de reservas para cobertura de qualquer outra despesa não paga.
É certo que nesse momento a realização de qualquer assembleia presencial deve ser vetada, e a realização de assembleias virtuais em condomínios ainda não está regulamentada, porém existe um projeto de lei que trata desse assunto e que já foi aprovado pelo Senado aguardando apenas aprovação da Câmara dos Deputados para passar a vigorar. Acreditamos que na semana do dia 13 ao 17 de abril a lei já estará em vigor, portanto sugerimos cautela e aguardo para que posteriormente a vigência da lei e a consequente regulamentação de assembleia virtuais os Condomínios possam decidir de forma respaldada e legal aprovando ou não a concessão de descontos ou adiamento de pagamentos das taxas condominiais.
Caso seja aprovada, no seu devido momento, o reajuste ou a concessão de desconto para pagamento das taxas condominiais deve de imediato ser utilizada como arma para aumento da arrecadação, devendo a decisão ser de forma ampla divulgada para todos os condôminos, mantendo o contato um a um.
Por fim lembre-se que se seguida, a implementação dos itens neste artigo indicada, a tomada de decisões e a reação em caso de aumento substancial da inadimplência será implementada de forma mais rápida e eficaz, uma vez que teremos em mãos todas as informações necessárias para reagir ao momento de crise.
3) Lembretes automáticos de vencimento.
É valida a parametrização dos sistemas de emissão de boletos da administradora ou do próprio condomínio para que, de forma automática através de e-mails, Sms, WhatsApp (dentro da possibilidade das ferramentas que possuir), emitam lembretes de vencimento tais como “faltam x dias para o vencimento da sua fatura”, “Lembramos que hoje é o dia de vencimento da sua fatura”.
Possuir ferramentas que possibilitem o Condomínio implementar atividades como estas podem ajudar os condôminos a adimplirem seus compromissos.
4) Políticas de Renegociação
Chegada à data de vencimento e identificada a inadimplência a atuação para reversão do quadro deve ser imediata. Para isso indicamos assim como realizado na comunicação prévia feita, o planejamento e confecção de uma política de renegociação de dívidas, claro que dentro do que fora determinado por assembleia.
A concessão de descontos, a isenção de multas e juros, novos parcelamentos, dentro da possibilidade do Condomínio, é fator determinante para reversão da inadimplência e efetivação do pagamento. O intuito dessa política é não só reverter a inadimplência como também se posicionar de forma coerente e compreensiva com os condôminos dada a gravidade do momento.
5) Cobrança
Pode parecer um tanto quanto antipático nesse momento atuar no mercado enquanto empresa de cobrança, porém é quase obrigatória a contratação de empresas que atuem de forma humanizada, compreensiva e educada com os devedores. Nesse momento de crise ter uma empresa de cobrança com esse formato de atuação, esquecendo a robotização do processo, deve ser levada em consideração, pois através dos relatórios de contatos é também possível ter um termômetro da capacidade e da possibilidade de pagamento de cada condômino inadimplente.
Sabemos que o momento é delicado, porém se os contatos realizados com os devedores forem no formato indicado e apresentando boas políticas de renegociação de dívidas haverá consequentemente o aumento da arrecadação e diminuição da inadimplência.
É também importantíssimo o acesso a devedores anteriores ao período de crise com as mesmas políticas de descontos e parcelamentos ou outras ainda mais complacentes para reverter os atrasados gerando novas receitas.
Vale ressaltar que trabalhar de forma parceira com essas empresas de cobrança pode gerar excelentes resultados. Boa parte delas trabalham cobrando honorários do devedor, recebendo-os no êxito, o que em regra não gera nenhum aumento de despesas para os contratantes, mas renegociar contratos, diminuindo percentuais de honorários e os assumindo afim de diminuir o valor do débito é uma estratégia que também deve ser levada em consideração.
Mesmo que se tenha uma diminuição de receita sob as inadimplências existentes talvez seja mais viável do que simplesmente não ter mais essa receita no momento.
Esses cinco pontos elencados e aqui sugeridos são simples, de fácil implantação e que podem ajudar a evitar uma drástica diminuição da arrecadação de taxas condominiais ou associativas e também ajudar a recuperar crédito existente a longo prazo e não negociado. Em momentos de crise não só nos fortalecemos mas também podemos enxergar, de forma positiva, grandes oportunidades.
