Gerenciar um condomínio além de ser uma grande responsabilidade exige muita organização por parte do síndico, especialmente quando o assunto é a gestão de documentos do condomínio.
Com o passar do tempo a tendência é que mais e mais papéis se acumulem e muitos deles devem ser arquivados com cuidado e por muito tempo, sendo algo fundamental, pois auxilia na prestação de contas, comprova a legalidade das ações realizadas junto às instituições, entre outras questões legais e burocráticas.
É sobre isso que falaremos neste artigo. Continue a leitura e entenda como organizar a documentação do seu condomínio.
Por que se preocupar com a gestão de documentos do condomínio?
Vamos começar com um exemplo. Um belo dia o Ministério do Trabalho entra em contato referente uma denúncia de irregularidades nas contratações. Como será possível provar que tudo está de acordo com a legislação, se os documentos não estiverem guardados e possam ser localizados com rapidez?
Uma boa gestão documental resguarda o síndico e o condomínio além de mostrar transparência.
Documentação básica
Algumas registros básicos de qualquer condomínio são:
- Documentação pessoal dos condôminos e funcionários;
- Comprovantes de pagamento das contas de luz, água, tributos e taxas, serviços de manutenção, etc.;
- Regulamento interno;
- Atas de assembleia;
- Convenção do Condomínio;
- Livro de presença dos condôminos em Assembleia;
- Plantas, principalmente das redes hidráulica e elétrica;
- Apólice de seguro de incêndio;
- Relatórios de receitas e despesas;
- Apuração das contas da administração anterior;
- Todos os contratos de serviços de terceirização ou manutenção;
- RIA – Relatório de Inspeção Anual dos Elevadores expedido pela empresa conservadora dos equipamentos no condomínio;
- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros (AVCB);
- Certificado de limpeza dos reservatórios e de dedetização;
- Manual do proprietário, auto de conclusão, alvará de aprovação e execução de edificação, alvará de instalação de elevadores e alvará de funcionamento de elevadores;
- Notas fiscais, manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia de qualquer equipamento adquirido.
Dicas de organização
- Separe os documentos por categorias: tipo de documento, ano de emissão, entre outros. É uma forma de facilitar o encontro de registros de forma rápida quando for necessário.
- Digitalização: além de garantir a segurança e a melhor conservação de documentos, também impede a perda das informações. É importante que haja a certificação digital de tudo.
- Acondicione a papelada corretamente: O local deve ser arejado e protegido da chuva e umidade.
Tipos de documentos e prazo para arquivamento
Descarte de documentação
Como vimos, cada documento tem um prazo legal já outros são considerados patrimônio do condomínio, como, por exemplo, as plantas do prédio.
Passado esse prazo, caso haja a intenção de se fazer o descarte dos papéis, antes é necessário rigorosa avaliação sobre o que deve ou não ir para o lixo e, além disso, elaborar um “Termo de Eliminação de Documentos” onde conste a lista dos documentos eliminados e o número de controle de eliminação documental.
Acesso à informação
Um fato importante é que todos os condôminos têm direito a consultar os registros do condomínio.
Recomenda-se que isso seja feito por meio de um agendamento e que alguém (síndico, zelador ou alguém do conselho) acompanhe o morador e faça esse atendimento. Lembrando que nenhum morador pode levar qualquer papel para sua casa.
Outro ponto já falado, mas que é importante relembrar é a digitalização dos documentos. É a forma mais segura e eficiente de manter os registros. E para facilitar o acesso de todos à informação o Severino App dispõe de uma funcionalidade onde o síndico pode publicar pastas e documentos do condomínio para que todos os moradores façam uma consulta quando precisarem.
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