A prestação de contas do condomínio é uma das mais importantes atribuições do síndico. Sendo obrigatória sua apresentação conforme diz o Art. 1348, VIII, do Código Civil. Este é um instrumento fundamental para a manutenção da transparência e bom convívio no lugar. Neste post trazemos algumas informações importantes para você entender e elaborar uma boa prestação de contas.
O que é uma prestação de contas?
É a apresentação de relatórios com informações de todos os gastos e ganhos de um condomínio. Toda essa documentação contábil pode ser exposta tanto de forma física quanto digital.
O objetivo dela é esclarecer aos moradores acerca de todas as movimentações financeiras como: origem das receitas, o que foi gasto, valores dos saldos, quantia em reserva, entre outros pontos.
Como deve ser executada?
Esse trabalho vai exigir bastante organização e preparação por parte do síndico. É importante salientar que por mais que esta seja uma tarefa do gestor, não significa que ele tenha que fazer tudo sozinho, ele pode contar com o auxílio da administradora do condomínio (caso haja alguma), do subsíndico e até mesmo dos moradores.
Confira alguns dos itens essenciais que precisam ser apresentados.
- Relatório de receitas: este documento é dividido em duas partes, a primeira deve constar informações sobre os condôminos adimplentes e a segunda sobre os inadimplentes. Nesta última deve-se acrescentar a informação sobre multas por atraso da taxa de condomínio. Outra renda possível é a de locação dos espaços compartilhados.
- Relatório de despesas: aqui separamos o documento em três partes, contas fixas, variáveis e extras. Recomendamos também informar as despesas de emergência, para que assim que aprovada, já se possa agilizar o orçamento da próxima gestão.
- Balancete: é um demonstrativo resumido de gastos e receitas do condomínio, bastante usado em prestação de contas mensais.
- Inadimplência: compilado de dados relevantes sobre o assunto como, porcentagens, quantidade de cotas, valor por unidade e ações tomadas para redução do índice.
Outro agente importante nesse contexto é o conselho fiscal. Ele é formado por parte dos membros da diretoria e tem a função de assessorar o síndico, sendo assim responsável por averiguar todos os gastos feitos ao longo do ano e orientando sobre todo recurso utilizado.
Quando a apresentação deve acontecer?
O artigo Art. 1.348 do Código Civil brasileiro diz que o síndico é obrigado a prestar contas anualmente e quando exigido, ou seja, o condômino pode pedir para conferir as contas do condomínio sempre que achar necessário.
Porém, isso varia conforme o que está estabelecido na convenção, podendo acontecer mensalmente ou até mesmo uma única vez ao ano, durante a Assembleia Geral Ordinária (AGO) cujo foco é a aprovação das despesas dos últimos 12 meses e na previsão orçamentária para o próximo ano.
Dicas para a apresentação
Outro ponto importante a ser destacado é o momento da apresentação, pois, não basta ter todas as informações, é preciso apresentá-las de forma clara para que todos os presentes tenham o entendimento correto das informações disponíveis.
Aqui estão algumas dicas:
- Prepare-se bastante: garanta que tenha as informações anotadas e acessíveis para poder consultá-las caso seja necessário.
- Elabore um material de apoio: este material será distribuído entre os condôminos para eles poderem acompanhar a apresentação com mais facilidade.
- Apresentação atrativa: invista em gráficos, tabelas e outros elementos mais visuais, e não tanto em textos.
- Faça cotações e orçamentos: esta é uma boa prática já que impede que haja desconfiança por parte dos moradores acerca dos gastos do local.
Compartilhe as informações
A comunicação também é muito relevante aqui, pois os condôminos e moradores devem ter acesso a toda a documentação da prestação de contas para poderem analisar se assim quiserem.
Com o Severino App o síndico pode publicar pastas e documentos do condomínio de forma bastante simples. O gestor também pode, através da mesma funcionalidade, compartilhar outros tipos de documentação com o Regimento Interno ou atas de assembleias.
Por fim, a prestação de contas do condomínio deve ser votada e aprovada (ou reprovada) na Assembleia Geral. Sendo um instrumento que colabora para que os condôminos reconheçam o empenho e transparência da gestão sobre as questões financeiras, tendo mais confiança em suas ações.
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