transição de síndico

Como realizar uma boa transição de síndico?

A alternância de gestão é algo natural em qualquer local onde pessoas escolhem outras para representá-las e então gerenciar as demandas que se referem àquela comunidade, e isso não difere em um condomínio. A transição de síndico é algo importante para a continuidade do trabalho que está sendo feito e evolução nos serviços prestados aos moradores.

Para garantir que no seu condomínio esse processo seja feito de forma organizada e tranquila, trouxemos algumas dicas importantes. Continue a leitura e confira!

Situações em que há a troca de síndico

A transição de síndico é possível em duas situações: ao término de uma gestão e com a eleição de um novo síndico e a outra é a destituição do gestor atual. Vamos entender como proceder em cada uma delas.

O processo natural é que, uma vez ao ano, a assembleia condominial se reúna e efetue a eleição do novo síndico. Nesta situação a transição deve ser a mais leve e transparente possível em que o atual gestor passa informações e documentação ao seu sucessor, de modo a colocá-lo a par de todo o contexto do lugar e de suas futuras obrigações.

Já quando há a deposição de um síndico cujo trabalho não estava atendendo as expectativas dos condôminos, outra pessoa (de preferência próxima à administração e com conhecimento do trabalho que havia sendo feito) deve ser escolhida para realizar o processo, repassar as informações e o que mais for necessário.

Estabeleça um diálogo

É recomendável que já ao final da assembleia de eleição seja marcado um primeiro encontro de transição, isso pode agilizar todo processo. Durante esse período o novo administrador deve se certificar de extrair todas as informações que acredita ser relevantes como:

  • contas a pagar;
  • contas a receber;
  • compromissos pendentes;
  • informações bancárias;
  • atualização de dados junto à Receita Federal;
  • entrega de documentos e arquivos.

Defina um roteiro de transição

Caso o regimento interno não estabeleça um roteiro para transição, é importante que o síndico e seu sucessor façam isso (para depois apresentar à assembleia), nele deve constar os pontos importantes a serem discutidos e documentos a serem apresentados, também é interessante acrescentar um período em que o antigo síndico irá acompanhar e auxiliar o novo, assim ele poderá ser ainda mais inteirado sobre a documentação, rotina de trabalho e processos do condomínio.

Documentos a serem apresentados

Uma das partes mais importantes da transição é quando a documentação referente ao condomínio é entregue (e protocolada) ao síndico eleito. Também deve ser apresentada uma carta protocolada listando cada um dos documentos. Entre os principais podemos citar:

  • controle de ponto dos funcionários;
  • pasta com as prestações de contas com planilhas de orçamentos;
  • comprovantes de impostos pagos;
  • notas fiscais de todos os itens comprados ou serviços contratados;
  • livro da inspeção de trabalho;
  • escritura de convenção;
  • regulamento interno;
  • atas das assembleias;
  • todos os contratos vigentes na sua gestão de condomínio;
  • plantas do local;
  • certificados operacionais e ocupacionais;
  • laudos;
  • apólices de seguros;
  • cartão de CNPJ.

Caso o novo síndico constate a falta de algum arquivo, ele deve comunicar esta ausência ao antigo gestor e solicitar a entrega.

O que não pode faltar

Ao final da transição o novo síndico deve estar ciente de:

  • todas as contas a receber, contas a pagar, obras, serviços em andamento, informações bancárias, entre outros;
  • contratos de manutenção firmados, quadro de funcionários, problemas estruturais, problemas entre vizinhos e inadimplência;
  • verificar o seguro do prédio e de vida dos empregados,
  • certificado digital e informações quanto à regularidade trabalhista dos empregados;
  • conhecer os direitos e deveres presentes no Regulamento Interno.

Uma boa transição de síndicos é feita quando todas as partes envolvidas estão comprometidas com bem-estar de todos e abertas a conversar.

Gostou dessas informações e é o novo síndico do seu condomínio? Clique aqui e aprenda sobre os erros mais comuns do síndico novato.

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