Fatores como segurança, conforto e comodidade são alguns dos diferenciais que fazem cada vez mais pessoas escolherem viver em condomínios. Apesar disso, existem muitas coisas capazes de “quebrar o encanto” e gerar conflitos, uma delas é o gerenciamento de reserva de áreas comuns. Neste artigo, falaremos sobre ações que buscam evitar que coisas assim aconteçam.

Definição de regras

O primeiro passo deve ser o estabelecimento de regras que buscam organizar, garantir o direito de todos ao uso dos espaços de forma justa e tranquila. Elas devem ser criadas e aprovadas, pela maioria, durante assembleia.

Alguns quesitos devem estar em pauta e serem discutidos com atenção:

• agendamento;
• limpeza e reparos;
• delimitação de espaço;
• controle de acesso de visitantes;
• horários de funcionamento;
• volume de som permitido.

Também é necessário estabelecer punições e multas para quem descumprir alguma norma. O síndico precisa ser enfático quanto a isso, pois precisa deixar claro que não serão abertas exceções e caso alguma violação aconteça, haverão consequências.

Divisão de responsabilidades

O cuidado e conservação dos espaços do condomínio é uma responsabilidade de todos, cada um dentro do seu papel. O morador deve saber quais são seus direitos e deveres e o que esperar de quem administra.

Síndico

Este é o responsável por todas as questões administrativas, desde o gerenciamento de gastos até mediação de conflitos. No caso específico das áreas comuns, ele deve:

• convocar assembleia para discussão sobre realização de obras para criação ou alteração da função de lugar;
• fiscalização antes e após seu uso;
• delimitar o espaço disponível para cada morador, se necessário;
• garantir a limpeza e manutenção das instalações;
• criar sistema de agendamento.

Claro que algumas dessas tarefas não são de responsabilidade direta do síndico, porém, ele responde por elas e deve organizar sua equipe de modo que tudo seja feito da melhor maneira possível.

Morador

Por mais que a administração trabalhe para tudo esteja de acordo com o estabelecido, na verdade são os moradores que devem garantir e zelar para que as regras sejam cumpridas. É necessário que eles se sintam responsáveis pelo local, pois ajudam na qualidade de vida de todos. Eles também precisam ser ativos e atuantes, propondo melhorias e soluções.

Boa comunicação

É uma missão difícil fazer com que todos tenham acesso à informação. Por isso, deve-se fazer uso de diversos canais, grupos de mensagens, aplicativo de gerenciamento, murais informativos, entre outros. E o mais importante: uma comunicação efetiva não é aquela que chega a todas as pessoas, mas a que transmite a mensagem de forma clara e objetiva, diminuindo assim, os riscos de más interpretações.

Uso das melhores ferramentas

Sabemos que são muitas pessoas, locais e situações a serem administradas. Então, é recomendado que tanto o síndico quanto condôminos tenham acesso a ferramentas que facilitem a vida de todos.

O Severino é um sistema interativo que busca auxiliar na comunicação, organização e segurança para facilitar as atividades diárias no condomínio. Para situações como a reserva de áreas comuns ele permite que moradores visualizem datas disponíveis e façam a reserva de maneira rápida e simples. Já para a administração, ele possibilita a gestão das reservas de espaço de área comum, com calendário e relatórios.

Administrar um condomínio não é uma tarefa fácil, no entanto, ações como estas permitem atingir não somente mais tranquilidade no trabalho, como também uma maior satisfação por parte dos moradores. Planejamento, diálogo e o auxílio da tecnologia serão os maiores aliados.

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