Com a comodidade e a segurança de comprar pela internet, um tópico vem merecendo toda a atenção de síndicos e administradoras. Estamos falando da gestão do recebimento de correspondências e encomendas em condomínios.
Antes de prosseguir, vamos a uma dúvida recorrente. Afinal, existe alguma legislação ou lei referente ao recebimento de encomendas nos condomínios? Existe sim. A Lei nº 6.538/78 nos diz que os responsáveis pelos edifícios, ou seja, os administradores, porteiros, zeladores ou empregados, são credenciados a receber objetos de correspondência, respondendo pelo seu extravio ou violação.
É fundamental estarmos atentos às leis e regulamentos sobre o tema. Assim, podemos evitar o clima de desentendimento e desorganização na gestão condominial quando o assunto for o recebimento de correspondências e encomendas. Da mesma forma, é importante tomar certas medidas para otimizar essa tarefa. Quer saber quais são elas? Então, acompanhe as dicas que separamos neste post.
Estabeleça regras
Sem dúvidas, convocar os condôminos para uma assembleia é mais do que recomendado. Reunindo os condôminos, a gestão consegue discutir e organizar regras que vão facilitar o recebimento de correspondências e encomendas no condomínio.
E quais pontos podem ser levados em conta na hora de estabelecer essas regras sobre recebimento de correspondências e encomendas em condomínios? Algumas sugestões de pontos seriam: prazo para retirar na portaria, o tamanho e valor máximos permitidos, assinatura de comprovante de recebimento assinado pelo morador.
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Comunicação
Uma boa estratégia de comunicação sobre as normas de recebimento de correspondências e encomendas é essencial. Sem isso, pode haver muita informação cruzada, incompleta e até incorreta a respeito dessas regras.
Então, para organizar essa comunicação, o síndico pode fixar essas regras na portaria. Por exemplo, ele pode espalhar circulares avisando sobre as normas de recebimento de correspondências e encomendas no condomínio.
Porém, existem opções mais práticas. Talvez seja o caso de considerar o uso de um aplicativo que gerencie essas regras e que também avise ao condômino quando chegar uma correspondência ou encomenda. De forma prática, essas e outras informações ficariam disponíveis aos moradores, que poderiam acessá-las de forma individualizada, rápida e simples.
Defina um prazo para a retirada
No caso, seu condomínio optou por estipular um prazo máximo para a retirada de correspondências na portaria? Então, é hora de procurar uma forma eficaz de manter o controle das entregas.
A questão aqui é também de logística. Não esqueça de designar um local específico onde as encomendas ficarão armazenadas até a retirada pelo morador.
O ideal é que esse espaço seja de acesso restrito. Ou seja, apenas funcionários autorizados podem transitar pelo local. Além de deixar o ambiente mais organizado, contribui na segurança e no fluxo de recebimento.
Comunicar previamente o recebimento de correspondências e encomendas
O que fazer quando se trata de encomendas importantes, de valor alto, ou de grandes dimensões? O ideal é comunicar com antecedência à portaria, o que pode evitar problemas e dores de cabeça.
Por que é tão importante avisar com antecedência o recebimento dessas encomendas? Porque, dessa forma, a portaria estará preparada para receber e armazenar o produto da melhor forma possível.
Mesmo com todos esses cuidados, problemas podem ocorrer. Nesse caso, o síndico precisa conferir nos registros quem foi o funcionário responsável pelo recebimento e tomar as medidas necessárias.
Invista em tecnologia
Uma das funções do síndico é encontrar o equilíbrio entre a comodidade e a segurança para os condôminos. E o que pode ser feito para fortalecer a credibilidade da gestão? Nessa hora, é interessante contar com dispositivos que auxiliem na gestão do condomínio de forma mais simples e prática.
Minha dica final é: invista em tecnologia. Em muitos casos, um bom aplicativo pode resolver dificuldades na gestão condominial. Com o Severino App, o gerenciamento de correspondências e encomendas em condomínios fica mais simples. As notificações de recebimento chegam no seu smartphone e ficam disponíveis para consulta sempre que precisar.
Evite imprevistos e surpresas desagradáveis. Siga as dicas que listamos neste post e comece agora a otimizar o processo de recebimento de correspondências e encomendas seu condomínio.
Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Então, deixe um comentário abaixo!
Até mais!
