Os tempos mudaram e o uso da tecnologia está cada vez mais presente no nosso dia a dia. Uma pergunta muito presente é: como fazer uma assembleia virtual? Pensando nisso criamos esse texto para ajudar em algumas dúvidas e mostrar como o Severino App pode te ajudar.
Um ponto positivo das assembleias virtuais é que elas terão uma maior agilidade e produtividade! Enquanto na assembleia presencial o comparecimento não ultrapassa 40% (quando muito), nas assembleias online a participação chega a 80%.
PARA QUE ELA SEJA REALIZADA DE FORMA VÁLIDA, DEVE OBEDECER A ALGUNS REQUISITOS
Com a lei 14.010/2020, a realização de assembleias virtuais independente do que está previsto na convenção enquanto durar o estado calamidade pública declarado pelo governo.
É importante ter a adesão de todos os envolvidos, bem como seu treinamento e capacitação. O síndico deve considerar que há condôminos que apresentam dificuldades para lidar com tecnologia.
Outro requisito de suma importância é a escolha da plataforma a ser usada. Adote uma plataforma para realizar a assembleia virtual que seja à prova de fraudes, que possibilite a auditoria de votos e que faça controle das procurações. Nessa hora podemos te ajudar!!!
Para organizar sua assembleia da forma correta, vamos deixar aqui algumas boas práticas a serem seguidas.
Treinamento para o síndico sobre o funcionamento da assembleia virtual
O síndico deve saber como a assembleia irá funcionar. Da organização, execução ao registro em cartório, sanando suas dúvidas em cada uma das fases. Ele precisa ter segurança do processo para ajudá-lo a divulgar a realização da assembleia virtual.
O edital de convocação
Atente-se que, sendo realizada de forma online ou totalmente presencial, o edital de convocação continua sendo parte crucial do procedimento. Para praticar o voto eletrônico com seguridade, evitando possíveis ajuizamentos, todos os pontos sobre a organização da assembleia virtual têm que ficar claros.
Informe o tipo de assembleia (Ordinária, Extraordinária ou simples) e que ela será realizada de forma online;
Oriente os moradores sobre o processo: Como este é um processo novo para todo mundo, garanta que todos sejam orientados a como utilizar a ferramenta.
Seja claro nos itens de pauta para facilitar o voto
Quanto mais dúvidas os condôminos tiverem sobre determinado processo ou pauta, mais receosos eles estarão de fazer suas escolhas. Ao divulgar os itens de pauta, seja claro no texto e nas opções de voto.
Como fazer a Apuração
No próprio edital de convocação, administradora e síndico deverão explicar o funcionamento da apuração de votos. Na conclusão da assembleia, ele juntará todos os tipos de votos coletados, tanto os enviados através do procurador, quanto os presenciais.
Coleta de documentos e registro em cartório
Finalmente, o registro em cartório não será um grande problema se todos os processos foram seguidos da maneira correta:
Todos os documentos (edital, pareceres, procurações, lista de presença e coleção dos votos), junto com a ata da assembleia, serão utilizados para o registro da mesma em cartório.
Caso você tenha dúvidas de como realizar uma assembleia clique aqui e veja esse texto. vale a pena!
SOBRE O NOSSO SISTEMA
Nosso sistema conta com toda as facilidades no processo de criação da assembleia, desde a sua convocação, votação eletrônica, até a apuração dos resultados. Tudo 100% digital!
FACILIDADES PARA O SÍNDICO
- Criação de pauta com os assuntos a serem abordados;
- Criação de alternativas de votação;
- Votos com fração ideal;
- Publicação de documentos para análise;
- Bloquear / desbloquear unidades para votação;
- Definição de prazo de votação;
- Resultado de votação em gráficos;
- Relatório de auditoria de votação com data, hora, usuário, opção de voto e IP do computador ou dispositivo.
COMODIDADE PARA OS PARTICIPANTE
- Participe das reuniões via aplicativo Severino ou nas plataformas Android e iOS ou através do navegador (web);
- Receba a convocação via notificação no aplicativo e/ou e-mail;
- Votação dos itens da pauta de forma simples e prática;
- Visualização dos anexos publicados pela administração;
- Ferramenta de chat para inserir comentários em cada tópico;
- Visualização do resultado ao final da assembleia;
- Visualização da ata dentro do sistema.
Até breve.
