A assembleia virtual vem se tornando uma realidade cada vez mais comum nos condomínios. Realizar assembleias para resolver pendências e tomar decisões sempre fez parte da rotina de gestão condominial. O formato, porém, vem migrando para o ambiente virtual por diversas razões.
Chamada de assembleia virtual, mas também de assembleia digital ou online, possui a mesma estrutura de funcionamento da presencial. Essa ferramenta tem chamado a atenção de gestores por suas vantagens. Além de diminuir as aglomerações e manter a saúde de todos os condôminos e moradores, tem contribuído na questão da economia, organização e objetividade das reuniões.
Você é síndico e está buscando implantar boas práticas em seu condomínio? No post de hoje nós vamos entender esse formato de assembleia e como ela pode trazer praticidade e segurança para o seu condomínio.
O que é a assembleia virtual?
Sua maior diferença em relação à presencial é que ela não necessita de um ambiente físico. Por isso, permite que condôminos participem das assembleias do condomínio mesmo não estando no local.
Sendo assim, tudo o que é aplicado às assembleias tradicionais, também é aplicado às virtuais. Isto é, diretrizes, protocolos, leis, votação etc. Uma das diferenças é que as informações da assembleia ficam disponíveis em tempo real ou para futuras consultas daqueles que não puderam estar presentes.
Modalidades de assembleia virtual
Basicamente, existem as seguintes modalidades, que podem variar dependendo da ferramenta utilizada.
ONLINE (ao vivo): funciona como se fosse “ao vivo”, com uso de ferramenta de videoconferência. As pessoas podem digitar, como se fosse um chat, ou ativar o microfone e expor sua fala, opinião etc.
DIGITAL (aberta): dura mais de um dia. É feita em um ambiente digital (site ou app) e as pessoas acessam dentro do prazo para debater e deliberar. O ambiente digital disponibiliza os conteúdos da pauta, fórum de debates, enquetes e arquivos de apoio.
Existe ainda o formato híbrido. Separam-se dois grupos: aqueles que optaram por participar presencialmente, e outro, que vai fazer uso de uma das modalidades acima (online ou digital).
Quais os benefícios da assembleia virtual
Como foi já foi dito, o objetivo das assembleias é basicamente discutir e decidir sobre ações que fazem parte da rotina do condomínio. Nesse sentido, o funcionamento é muito parecido com o do ambiente físico, porém, aliado às vantagens do virtual. Separamos aqui alguns benefícios que essa modalidade oferece.
Maior participação dos condôminos
Por conta da correria normal do dia a dia, a realização de assembleia já é um ponto problemático. Com uma situação de quarentena, em que existem restrições à aglomeração de pessoas, complica ainda mais. A opção por uma reunião online se torna uma necessidade para que questões condominiais sejam resolvidas com a urgência necessária.
Vamos supor que uma assembleia foi marcada para quarta-feira à noite. Porém, alguns moradores estão viajando a trabalho e outros estão doentes. Com a assembleia virtual, todos podem participar com tranquilidade de onde estiverem.
Reuniões com mais objetividade
Em assembleias presenciais, é comum que assuntos que poderiam ser resolvidos em questão de minutos acabem levando horas. A falta de objetividade pode levar ao desinteresse em participar da reunião.
No formato online, as decisões são tomadas de forma objetiva por meio da votação online de pautas. O clima tende a ser mais colaborativo e todo o processo é executado mais rápido. Dúvidas podem ser facilmente resolvidas, pois é possível anexar documentos sobre os temas a serem discutidos.
Segurança
Com o uso de um sistema de assembleia virtual, tudo fica registrado. Por exemplo, os votos são computados de forma a impossibilitar sua alteração.
Além de proporcionar reuniões mais práticas em um ambiente seguro, o Severino App conta com a função de auditoria. Por meio dessa função, é possível verificar data, hora, usuário, opção de voto e ip do computador ou dispositivo utilizado para a votação.
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